THÓI QUEN #3: PUT FIRST THINGS FIRST

The 7 Habits of Highly Effective People – Stephen R. Covey


Bạn có bao giờ cảm thấy đôi lúc bận rộn cả ngày nhưng những công việc mình muốn làm thì không xong? Rồi có trường hợp cả ngày không có tinh thần để làm gì cả ngoài đọc báo mạng, xem TV, nghe nhạc, đi uống café tán gẫu? Than thở với bạn bè thì họ khuyên bạn cần quản lý thời gian tốt hơn!

Một ngày chỉ có 24 giờ không hơn không kém, 1 giờ có 60 phút, 1 phút 60 giây. Tíc tắc tíc tắc thời gian trôi qua và không có gì có thể ảnh hưởng đến tốc độ của nó – Xin lỗi bạn KHÔNG thể nào quản lý được thời gian!

Bạn chỉ có khả năng chọn làm hoặc không làm việc gì ở thời điểm hiện tại mà thôi còn quá khứ thì đã qua và tương lai thì chưa đến!

Để giúp bạn có sự lựa chọn tốt nhất và sử dụng thời gian hiệu quả nhất thì nhiều sách báo cũng như các nhà quản lý kinh nghiệm khuyên chúng ta nên có những bước như sau: 1) Đặt mục tiêu rõ ràng và khả thi, 2) Có danh sách công việc cần phải làm (to-do list), 3) Sắp xếp mức độ ưu tiên cho các công việc, 4) lên kế hoạch và xếp lịch, 5) hành động khi thời điểm đến.

Nói thì dể vì điều này hầu như ai cũng biết cả -- làm mới khó! Tôi nghĩ đa số các bạn đồng ý với tôi là thực tế rất phũ phàn! Tại sao vậy?

Có vài lý do như sau:

1. Không lượng trước tình huống khẩn cấp phát sinh. Khi lên kế hoạch công việc bạn không thể nào lượng trước những sự kiện khẩn cấp xảy ra xung quanh trong cuộc sống đòi hỏi thời gian và tâm trí của bạn. Thí dụ: bản thân hoặc người thân bệnh phải vào bệnh viện, tai nạn xe cộ, những tình huống khẩn cấp và quan trọng trong công việc phát sinh bất ngờ đòi hỏi bạn giải quyết, v.v. Nếu bạn là quản lý thì việc xử lý những tình huống này có thể chiếm hết thời gian trong ngày và phá vỡ kế hoạch của bạn đã có trước.

2. Nhận thức điều gì là quan trọng lệ thuộc vào hiểu biết và tâm trạng của bạn ở thời điểm ấy. Một đứa trẻ thấy bạn bè chạy xe đạp mà mình không có cho rằng có chiếc xe đạp đẹp là quan trọng nhất trong đời. Khi mới vừa biết yêu và được yêu thì tình yêu với người ấy là vạn tuế và vĩnh cửu. Khi mới ra trường Đại học thì danh vọng Giám đốc, nhà ba tấm, xe hơi là quan trọng nhất trong đời. Đến khi già nằm hấp hối trên giường bệnh thì nhận thức ra tiền bạc, danh vọng, vật chất không đánh đổi được cho sức khỏe và niềm hạnh phúc! Vậy thì làm sao bạn biết được nhận thức của bạn là đúng đắn? Bạn có thể tham khảo với bạn bè, người thân, người có kinh nghiệm nhưng cuối cùng chấp nhận được câu trả lời hay không lệ thuộc vào tư duy của bạn. Trong bài viết Tư Duy (2) nói về bản chất của tư duy trong đó có đề cập đến tính bảo thủ và những điểm mù của tư duy.

Tất cả chúng ta đều đứng trước một vấn đề nan giải: Vướng vào giữa tình huống khẩn và điều quan trọng.

Có nhiều lúc tình huống khẩn cấp đòi hỏi bạn phải quan tâm ứng phó vì nó thường biểu hiện ngay trước mặt mặc dù có thể nó không dính líu gì đến những mục tiêu dài hạn mà bạn đã đặt ra. Trong khi ấy có những việc quan trọng cho cá nhân như sức khỏe, cân bằng trong cuộc sống, hạnh phúc gia đình, cho công việc như định hướng tương lai thì nó không có tính khẩn cấp. Chính vì nó không có tính khẩn cấp, bạn thường gạt nó qua một bên để xử lý tình huống mà bạn cho là quan trọng và khẩn cấp trước và vấn đề là những công việc ‘chữa cháy’ này có thể sẽ chiếm hết thời gian của bạn.

Theo tác giả Covey thì những người thành công và có khả năng lãnh đạo – họ không giải quyết vấn đề - họ theo đuổi cơ hội. Họ cũng như chúng ta đều có những tình huống khẩn cấp phát sinh cần phải xử lý, tuy nhiên với việc xây dựng các qui chế phòng ngừa và phân quyền họ có thể tối giảm những vấn đề này.

Theo Peter Drucker, nhà giáo dục và tư vấn về quản lý nổi tiếng trên thế giới thì ‘quản lý là làm việc đúng còn lãnh đạo là làm đúng việc!’ (management is doing things right; leadership is doing the right things).

Do đó thay vì cố nhét các việc cần phải làm vào trong thời khóa biểu có giới hạn bạn có thể phân loại để xác định tầm quan trọng và độ khẩn trương trong bốn góc.

--------------------------------------------------------------------------
(1) KHẨN TRƯƠNG & QUAN TRỌNG
*Những tình huống phát sinh
--> Nên tối giảm và phân quyền xử lý
-------------------------------------------------------------------------- 
(2) QUAN TRỌNG NHƯNG KHÔNG KHẨN TRƯƠNG
*Chiến lược, cơ hội & giá trị cốt lỏi
--> Nên tập trung, phân tích & lên kế hoạch
--------------------------------------------------------------------------
(3) KHẨN TRƯƠNG NHƯNG
KHÔNG QUAN TRỌNG
*Những ảo tưởng
--> Nên đầu tư tối thiểu
------------------------------------------------------------------------- 
(4) KHÔNG KHẨN TRƯƠNG & KHÔNG QUAN TRỌNG
* Chỉ có giá trị giải trí và giảm stress
--> Nên biết cân bằng thời gian & sự cần thiết
--------------------------------------------------------------------------


Hoạt động trong góc (2) quan trọng vì nó dính liền với tương lai, với mục tiêu, với sứ mệnh cũng như khả năng sống còn của cơ sở và nó cũng dính liền với giá trị cuộc sống của chính bản thân bạn. Tuy nhiên vì nó không có tính khẩn cấp nên nó có thể bị bỏ rơi vì thời gian phải lo giải quyết các vấn đề khẩn và quan trọng ở góc (1). Điều này giống như những đứa trẻ hay để dành món ngon nhất để ăn sau cùng! Hậu quả thường là quá no để thưởng thức nó.

Khi còn trẻ tôi có quan niệm ‘Tất cả đều có thể’ hay ‘Vâng, tôi có thể’ (yes, I can) là tư duy quan trọng cho thành công trong cuộc sống vì nó giúp tôi cố gắng vượt qua mọi trở ngại để đạt được mục tiêu. Tuy nhiên vì thời gian có giới hạn tôi dần nhận thức được điều quan trọng hơn là khả năng nói ‘Không’. Vì để muốn làm một điều gì thì bạn phải có khả năng nói không với những điều khác.

Chúc bạn nhận thức được điều gì là quan trọng trong cuộc sống của mình và biết đặt nó vào đúng vị trí.

Nguyện Thành (12-12-2017)

0 comments Blogger 0 Facebook

Post a Comment

 
CUỘC SỐNG TƯƠI ĐẸP © 2017 - Sống là hạnh phúc
Top